أهم تطبيقات تنظيم الوقت وإدارة الفريق – Google tasks

يعاني أغلب القادة والخدام من ضيق الوقت وزيادة مهام الخدمة والتفاصيل، وبالتالي ربما ننسى إنجاز بعض المهام أحيانًا. كما أننا نواجه تحدي إدارة الفريق الذي نقوده وتوفيق وإنجاز المهام بين أعضاء الفريق الواحد، وكلما كان عدد المهام أو الفريق أكبر كلما كان التحدي أصعب. إدراكًا منَّا بأهمية وقتك وكل ما تقوم به نوضح لك طريقة الاستفادة من أهم ميزات تطبيقات تنظيم الوقت وإدارة الفريق. ينصب تركيزنا على أهم تطبيق مجاني يمكن أن يساعدك أنت وفريقك لتحقيق أقصى استفادة ممكنة من وقتكما وخدمتكما، وهو تطبيق Google Tasks.

Google Tasks

يهتم جوجل بتوفير خدمات وتطبيقات كثيرة ومجانية لمستخدميه، ويعتبر تطبيق Google Tasks من أسهل التطبيقات المجانية المتاحة لتنظيم وإدارة الوقت والمهام المكلف بها. في هذا الجزء نشير إلى أبرز الطرق للاستفادة من تطبيق Google Tasks باستخدام الكمبيوتر أو اللاب توب. كما يمكنك التعرف على شرح التطبيق بأكثر تفصيل من هنا. 

أولًا، إضافة المهام باستخدام اِيميل جوجل Gmail

لا غنى عن إنشاء اِيميل Gmail للاستفادة من تطبيقات وخدمات جوجل، كما أن الاِيميل من أبرز تطبيقات التواصل في كل الأمور التي تتعلق بالعمل. لذلك إليك طرق استخدام Google Tasks عن طريق الاِيميل:

1- صندوق الوارد Inbox

بعد كتابة الاِيميل Gmail وكلمة السر Password، وفتح الاِيميل، قم بالضغط على أيقونة Google Tasks الموجودة على الجانب الأيمن. ثم قم بسحب الاِيميل الذي تريد إضافته إلى قائمة مهام فريق خدمتك. بعد ذلك تختار تعديل تفاصيل المهمة كيفما تشاء. إذا أردت أن تكون أكثر تنظيمًا إليك أهم نصيحتين:
الأولى: تستطيع إنشاء مهام فرعية داخل كل مهمة رئيسية كما هو موضح في الصورة التالية. إذا كنت قائد خدمة أو مسؤول عن فريق، وتريد إنجاز مهمة تتطلب خطوات عديدة لإتمامها؛ يجب استغلال ميزة Subtask أو المهام الفرعية. يمكنك تنظيم وترتيب مهامك بشكل أمثل عن طريق إنشاء أي عدد من المهام الفرعية لإتمام المهمة الأساسية، أو حتى إنشاء مهام فرعية للمهمة الرئيسية الخاصة بخادم معين من فريق خدمتك.
الثانية: يمكنك إنشاء قائمة مهام جديدة Create New list إذا كان لديك أكثر من خدمة أو فريق. فربما يكون لديك خدمة تطوعية داخل الكنيسة بجانب خدمتك في فريق آخر، أو إذا كنت تنظم أكثر من حدث، هنا تحتاج إلى إنشاء قائمة مهام منفصلة لجعل ما تقوم به أكثر تنظيمًا. إليك رسم توضيحي لتطبيق الخطوات التي أشرنا إليها سابقًا:

2- تحديد أكثر من اِيميل

تستطيع تحديد أكثر من اِيميل وإضافته إلى مهام جوجل Google Tasks كما هو مُبيّن في الشكل التالي.

لاحظ! يمكنك إضافة أكثر من اِيميل إلى قائمة المهام. كل ما عليك هو تحديد الاِيميلات التي تريد إضافتها إلى قائمة المهام والضغط على أيقونة Google Tasks الموجودة أعلى، ثم تحديد الإعدادات التي تناسبك. إليك توضيح ما نقصده.

ب- من داخل الاِيميل

يمكنك إضافة الاِيميل إلى مهام جوجل Google Tasks من داخل الاِيميل نفسه بعد فتحه. فما عليك سوى فتح الاِيميل لتجد أيقونة Google Tasks تقوم بالضغط عليها وتضيف الاِيميل، ثم تُجري ما تريد من تعديلات في تفاصيل المهمة. إليك خطوات هذه الطريقة.

لاحظ! يمكنك تطبيق هذه الطريقة من خلال تطبيق ايميل جوجل Gmail على الموبايل، كالتالي:

ثانيًا، إضافة المهام باستخدام أجندة جوجل Google Calendar

تُستخدم هذه الطريقة عند وجود أحداث تتكرر بشكل منتظم، سواء كان أسبوعيًا أو شهريًا أو ثانويًا. كل ما عليك هو فتح أجندة جوجل Google Calendar ثم مهام جوجل Google Tasks. بعد ذلك تقوم بتحديد الإعدادات التي تناسبك، بداية من: اسم المهمة، ميعاد المهمة “السنة، الشهر، اليوم، الساعة”، تكرار المهمة. إذا حددت مهمة متكررة على أنها مكتملة، ستختفي تلقائيًا من قائمة المهام القادمة، ولكن لا تقلق، فسوف تظهر لك مرة أخرى في قائمة المهام في التاريخ الذي حددته في المهمة. إليك توضيح كيفية إضافة مهام من خلال أجندة جوجل Google Calendar:

لاحظ! عند إضافة أكثر مهمة قد يظهروا بنفس اللون على Google Calendar أو Google Tasks لذلك يجب تحديد لون واحد لكل مهمة. نجد على الجانب الأيسر كافة الأحداث والمواعيد التي تمت إضافتها إلى الأجندة Google Calendar، ما علينا سوى الإشارة إلى المهمة التي نريد تمييزها بلون مختلف بالسهم، فتظهر لنا ثلاث نقاط، عند الضغط عليها تفتح أيقونة جديدة يمكننا من خلالها اختيار اللون الذي نريده. إليك توضيح هذه الخطوات في الصورة التالية.

نشجعك أن تشارك هذا المقال مع فريق خدمتك، كما نرحب بكل أسئلتك واستفساراتك من خلال التعليقات.

يفيدك أيضًا الاطلاع على:

• تعلم استخدام Microsoft To-Do لتنظيم وادارة مهامك الشخصية والفريقية
• تنظيم ملفات خدمتك بإستخدام Google Drive
• تطبيق Tripetto لإنشاء استمارات ذكية

المصدر: The Best Google Tasks Tips

ترجمه إلى العربية: بيتر مرقص – لموقع Academy.Church
راجعه لغويًا وأعده للنشر: هناء رمزي