في هذا المقال
هل تواجه مشكلة في تنظيم خدمتك، أو ترتيب المهام المطلوبة منك ومن أفراد فريق الخدمة. ربما تنسى بعض المهام أو تفقد الكثير من وقتك في متابعة بعضهم بسبب قلة التواصل بين أفراد الفريق! هل تبحث عن أداة تساعدك في تنظيم صفحات التواصل الاجتماعي الخاصة بخدمتك/كنيستك؟
نقدم لك تطبيق يعمل على حل جميع هذه المشكلات وهو تطبيق تريللو Trello، يمكنك استخدام هذا التطبيق من خلال تفعيله على هاتفك المحمول أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك كما موضح في الشكل التالي.
خصائص تطبيق تريللو Trello
- يتيح لك تطبيق Trello ترتيب وتنظيم المهام المختلفة.
- تستطيع عمل قوائم بالمهام المطلوبة منك في خدمتك وعلى منصات التواصل الاجتماعي.
- كما يمكنك تحديد شخص مسؤول عن كل مهمة من هذه المهام وموعد البدء والانتهاء منها.
- يتيح لك أيضًا هذا التطبيق نقل المهمة بعد تنفيذ جزء منها إلى شخص آخر لاستكمالها، فمثلًا يمكنك نقل مهمة ما من كاتب المحتوى إلى المصمم ثم إلى مسؤول الإعلانات.
- تقسيم المهمة الواحدة إلى مهمات فرعية، بحيث يمكنك متابعة مدى إنجاز تلك المهمة.
- تصنيف المهمات إلى مهمات عاجلة وأخرى يمكن تأجيلها إلى وقت لاحق.
- إضافة مرفقات متنوعة للمهمات، مثال على ذلك يمكنك إضافة ملفات الصور والفيديوهات.
- الدمج بين مهمتين أو أكثر من داخل التطبيق.
- عرض المهام المختلفة على تقويم خاص بالتطبيق، حيث يمكن متابعتهم بحسب الترتيب الزمني لهم.
كيفية استخدام تطبيق تريللو Trello
ثالثًا، إدراج المهام داخل القوائم المنسدلة السابقة.
التعامل مع الأشخاص داخل تطبيق تريللو Trello
- يمكنك إضافة العديد من الأشخاص داخل اللوحة الخاصة بك، ويتم ذلك عن طريق البريد الإليكتروني (الإيميل) لهؤلاء الأشخاص أو مشاركة رابط اللوحة مع الأشخاص المعنيين.
- إسناد بعض المهام لأشخاص معينين للقيام بها.
- يتيح لك التطبيق تخصيص الأدوار للأشخاص المشاركين؛ على سبيل المثال، البعض يمكنه مشاهدة المهام فقط، أو كتابة تعليق على المهام، أو عمل التعديلات اللازمة لها، حسب الصلاحيات المعطاة لهم من قائد الفريق.
مميزات أخرى رائعة لتطبيق تريللو Trello
– يمكنك الاستفادة بالتطبيق بشكل مجاني.
– ليس عليك إنشاء لوحتك من الصفر؛ حيث يقدم لك التطبيق قوالب عديدة جاهزة، يمكنك الاستفادة منها والتعديل عليها بما يناسب خدمتك أو مشروعك.
أدوات إضافية داخل التطبيق
تجد في أيقونة power-ups العديد من الأدوات الإضافية التي يمكنك استخدامها في لوحتك الخاصة، بعضها متاح بشكل مجاني تمامًا والبعض الآخر يتطلب اشتراكًا شهريًا.
1- التقويم Calendar
من الأدوات المجانية التي يمكنك استخدامها لعمل تقويم يضم المهام التي سبق تحديد موعد الانتهاء منها ليس ذلك فقط، لكن من المتاح أيضًا ربط هذه الأداة مع تقويم جوجل Google Calendar الخاص بك.
2- غفوة البطاقة Card snooze
من الأدوات المجانية التي يمكنك استخدامها لإضافة مهام تظهر فقط في مواعيد تم تحديدها مسبقًا.
3- إضافة زر Button
أداة تستخدم لإضافة زر لعمل تأثير محدد مثل نقل المهمة من قائمة معينة “ولتكن قائمة كاتب المحتوى” إلى قائمة أخرى “ولتكن قائمة المصمم” وهكذا.
4- إضافة قاعدة Rule
يتم استخدام أداة Rule بغرض القيام بتأثير معين بشكل تلقائي عند الانتهاء من مهمة ما. مثال على ذلك، عندما يتم تحديد مهام التصميم التي تحققت بالفعل تقوم هذه الأداة بنقلها تلقائيًا إلى قائمة مسؤول الإعلانات.
5- التصويت Vote
تتيح هذه الأداة للأفراد حق التصويت على مهام معينة فيمكنك إعادة ترتيبها أو إعطاء أولوية لأي منها.
خطوات عملية
الآن، بعد التعرف على خصائص التطبيق والأدوات المتاحة به،إليك سبع خطوات عملية تساعدك على تنظيم مهام خدمتك على منصات التواصل الاجتماعي:
الخطوة الأولى
إنشاء لوحة Board جديدة خاصة بخدمتك، ثم إضافة جميع الأشخاص المسؤولين معك مثل كُتّاب المحتوى والمصممين ومسؤولي الإعلانات.
الخطوة الثانية
إضافة مجموعة من القوائم التي سوف تساعدك على تنظيم المهام المختلفة، على سبيل المثال:
– الخطة الشهرية بمواعيد التصميمات.
– المحتوى الخاص بكل تصميم.
– إضافة التصميم للمحتوى.
– جدولة المنشورات.
– إتمام النشر.
الخطوة الثالثة
إضافة أداة التقويم Calendar الموجودة في أيقونة Power-ups
الخطوة الرابعة
تحديد مواعيد الانتهاء من/تسليم كل مهمة مما سبق.
الخطوة الخامسة
يمكنك تمييز أو تصنيف المهمات بألوان معينة حسب منصة السوشيال ميديا المستخدمة في هذا المنشور أو حسب نوع المحتوى المستخدم سواء صورة أو فيديو.
الخطوة السادسة
إضافة زر Button أو قاعدة Rule لنقل المهمات التي تم الانتهاء منها إلى قائمة أخرى.
الخطوة السابعة
ربط هذا التقويم Calendar الذي تم إنشاؤه بتقويم جوجل Google Calendar الخاص بخدمتك، وذلك لمتابعة المهام المختلفة ومناقشة المهام المتبقية منها.
شاركنا تجربتك مع تطبيق Trello في التعليقات كما نرحب بكل أسئلتك واستفساراتك.
يفيدك أيضًا الاطلاع على:
- أهم تطبيقات تنظيم الوقت وإدارة الفريق – Google tasks
- تعلم استخدام Microsoft To-Do لتنظيم وادارة مهامك الشخصية والفريقية
- تنظيم ملفات خدمتك بإستخدام Google Drive
أعده: باسم منير – لموقع Academy.Church
راجعه لغويًا وأعده للنشر: هناء رمزي
