اكتشف ١٤ افادة لخدمتك من Google Calendar

إن احسنت استخدام Google Calendar ستربح مساعد خاص محترف لحياتك وخدمتك. سيساعدك Google Calendar في إدارة وقتك،  وتسهيل ترتيب مواعيد اللجان المختلفة حسب الوقت الأنسب للأغلبية، ونيابة عنك سيقوم بتذكير كل فرق الخدمة بالمواعيد المتفق عليها مسبقا، والتسهيل عليك وعلى شعب الكنيسة متابعة كل مواعيد الاجتماعات والاحداث العامة، والكثير غيرها.

ستجد هنا ١٤ ميزة لتقويم Google للخدمات مع شرح لكيفية استخدامها. نرجو أن تساعدك في خدمتك العظيمة.

يمكنك استخدام Google Calendar على الكمبيوتر الشخصي من هنا، او استخدام تطبيق الموبايل يمكنك تحميله من هنا. إلا ان الصور الموضحة في الشرح التالي هي من نسخة جهاز الكمبيوتر 

نظرة عامة على ما يمكن اضافته مع كل حدث

١. مشاركة موعد/حدث محدد مع اخرين.

كثيرًا ما يكون لدينا مواعيد مشتركة، يتم انجازها مع اشخاص اخرين (زيارة افتقاد، اجتماع عمل، أو حتى رحلة)، سيساعدك جوجل كالندر -بكل سهولة- لاضافة اشخاص محددين كضيوف Guests لموعد معين.

فإن قاموا بقبول الدعوة، سيتم تنبيههم بالحدث، واضافة الموعد ليظهر في اجندتهم بكافة التفاصيل التي وضعتها (الموعد، المكان، الملاحظات، الخ). كما ستتمكن في اي وقت من الدخول علي نفس الحدث والضغط علي ايقونة البريد الالكتروني لارسال بريد الكتروني أو أي ملاحظة للجميع دون عناء. وبالطبع سيتم مشاركة هذا الحدث فقط لا كل مواعيدك.

للقيام بذلك

• قم بانشاء حدث، وسجل تفاصيله (يوم، ميعاد، مكان، أي ملاحظات)
• من القائمة الجانبية اسفل كلمة Guests قم باضافة ايميلات المدعوين
• اسفل قائمة المدعوين  ستجد Guests can حيث يمكنك التحكم في صلاحيات المدعويين
• اضغط حفظ (Save) وسيسألك ان كنت ترغب في إرسال بريد إلكتروني لدعوة إلى ضيوف للحدث (اضغط  Send) إن كنت موافق

ومع أي تغييرات تقوم باجرائها مستقبلا بخصوص هذا الموعد تحديدًا سيتم تحديثها عند جميع الضيوف، وسيسألك جوجل إن كنت تريد ارسال تنبيه لهم بالتغييرات التي أجريتها أم لا.

٢- إنشاء تقويمات جديدة لمجالات/خدمات مختلفة.

عندما تبدأ في تقويم Google لأول مرة، فإنك تحصل على تقويم واحد لتبدأ به إنه التقويم الذي يحمل اسمك ضمن “My Calendars”، كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه.

ومع الاستخدام المتكرر للتقويم قد يحدث تداخل وارتباك بين مواعيدك الشخصية ومواعيد عملك ومواعيد خدمتك .. الخ.

من ناحية اخري تحتاج كثير من الخدمات (مع كثرة اجتماعاتها وأحداثها) لإنشاء كالندر/تقوييم خاص بها يمكن مشاركته للاشخاص المعنيين (شعب الكنيسة، أعضاء الاجتماع أو حتي أعضاء اللجنة فقط) ليتمكنوا في أي وقت من متابعة الاحداث والمواعيد التي يتم اضافتها لهذه الاجندة أولًا بأول مع أي تحديثات لها.

كيفية اضافة تقويمات جديدة

لإنشاء تقويم جديد، انقر فوق علامة الجمع الصغيرة (+) الموجودة بجوار “other calendars”، وسترى الخيار “create new calendar”. حدد هذا الخيار، وقم بتسمية التقويم الجديد الخاص بك، واكتب له وصفًا يذكرك بالهدف الاساسي من هذا التقويم واختار توقيت زمني “Time zone”، وبهذا تكون قد حصلت على تقويم آخر لنفسك.

 وبهذه الطريقة يمكنك انشاء تقويم جديد خاص بخدمتك او اجتماعك به كافة مواعيد الخدمات والتفاصيل الخاصة بها. وعندما تحب اضافة مواعيد خاصة بخدمتك مثلا .. كل ما عليك هو الوقوف على هذا التقويم واضافة المواعد الجديد بتفاصيله وسيظهر للاشخاص المدوعيين (شاهد النقطة التالية) 

٣- مشاركة التقويم بصلاحيات محددة ومختلفة – باختلاف الشخص.

من الرائع معرفة انك تستطيع التحكم الكامل في من سيشاهد التقويم الجديد تحديدًا (سواء كل زوار موقعك. أو فقط أعضاء الكنيسة، أو فريق الخدمة تحديدًا)، هذا مع التحكم التام فيما يراه كل عضو تحديدًا إذ يمكنك تقييد صلاحية أعضاء معينين لرؤية مجرد المواعيد المشغولة فقط، ولأعضاء آخرين رؤية تفاصيل وبيانات المواعيد، ولآخرين (الراعي والقائد مثلًا) امكانية اضافة أو تعديل الأحداث نفسها.

لتغيير إعدادات المشاركة الخاصة بك ، انقر فوق “الثلاثة نقاط” بجانب التقويم الذي تريد مشاركته واختر “الإعدادات والمشاركة/settings and sharing”، كما هو موضح أدناه.

بعد ذلك، سيتم نقلك إلى الصفحة الموضحة أدناه. هنا ، يمكنك اختيار القيام بأي مما يلي:

• جعل التقويم عامًا ومرئي للجميع أو مغلقًا لبعض الاعضاء.
• أضافة اشخاص معينين إلى التقويم.
• التحكم في إظهار تفاصيل ما يظهر لكل شخص في خدمتك.

عند الانتهاء، انقر فوق السهم الخلفي في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة للعودة إلى عرض التقويم الخاص بك. ستحفظ Google تلقائيًا إعدادات التقويم الجديدة.

٤. التجهيز لاجتماع أونلاين (Conference Call) على Google Hangout 

تسعفك هذه الميزة في عمل اجتماعات فيديو اونلاين بسرعة وسهولة ومجانا،خاصة مع الحاجة لعقد اجتماعات عاجلة مع بعد الاعضاء جغرافيا عن بعضهم البعض.

لعمل اجتماعكم اونلاين بسهولة .. فقط انقر على الرابط “إضافة مكالمة فيديو/Google Hangouts”، وستقوم Google بإعداد دردشة فيديو جماعية لاستخدامها اثناء الحدث. 

• فيما يتعلق بالاجتماعات مع فريق العمل عن بُعد و Conference Call، ننصح أيضًآ باستخدام تطبيق Zoom فهو سهل، سريع، مجاني، ويعمل بجودة ممتازة على سرعات الانترنت المتوسطة وله تطبيق لكل الاجهزة من هنا

نقدم في بعض تدريباتنا بالتفصيل أهم أدوات العمل الجماعي لفرق الخدمة (يمكنك السؤال عن التدريب القادم او الحصول على استشارة مجانية من هنا)

٥. إضافة المرفقات الخاصة بالاجتماعات.

كثيرًا ما نعمل كفريق في اجتماعات تتطلب الرجوع إلى وثيقة ذات صلة. ربما نعمل جميعًا على أحد معينة مثل استمارات، بيانات، أو أي مرفقات اخرى من مستندات جوجل (للعمل عليها معا)

والرائع أنه يمكن لتقويم Google أن يسهل وصول جميع هذه المواد للمدعوين قبل بدء الاجتماع. حتى لا يضطروا إلى البحث في صناديق البريد الخاصة بهم.

كيفية اضافة المرفقات لحدث معين

لإرفاق مستند بالحدث الخاص بك، انقر فوق الحدث الخاص بك وحدد رمز القلم الرصاص لتحرير الحدث، كما هو موضح أدناه.

 بمجرد وجودك في شاشة تعديل الحدث، ابحث عن رمز مشبك الورق أعلى قسم الوصف، كما هو موضح في أدناه. انقر على هذا الرمز وستظهر نافذة كبيرة حيث يمكنك تحميل الملفات لإرفاقها مباشرةً من Google Drive، او رفعها من على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

تساعدك هذه الميزة في توفير امكانية ارسال بعض الملاحظات او النقاط التوضيحية للخدام سواء على خدمة ما او ملخص الجلسة او برنامج الاجتماع الذي سيتم عقده.

٦. إرسال بريد الإلكتروني بسرعة وسهولة لكل ضيوف الحدث.

هل تتذكر الوقت الذي حاولت فيه إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة كبيرة من الأشخاص حول حدث ما؟ ربما كنت تحاول تنسيق نزهة فريق أو أخبار الجميع بضرورة تجهيز وإحضار اقتراحاتهم للبرنامج خلال الاجتماع القادم ..الخ. الآن يمكنك التأكد بثقة أن جميع المشاركين “بلا استثناء” قد وصلهم هذا التأكيد او الملاحظة دون أن تنسَ أي شخص منهم.

كيفية ارسال بريد إلكتروني لكل ضيوف الحدث

طالما قمت بإضافة الجميع إلى الحدث الذي يحتاج إلى الذهاب، يمكنك بسهولة إرسال بريد إلكتروني إلى كل شخص في المجموعة من خلال النقر على الحدث الخاص بك من والنقر على أيقونة الظرف.

بمجرد النقر فوق رمز الظرف الموجود داخل الحدث، سيظهر مربع إنشاء رسالة بريد إلكتروني. ما عليك سوى كتابة رسالتك، واكتب عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالاشخاص الذين ترغب في مراسلتهم، ثم اضغط على “إرسال/send“.

٧. أضافة عنوان / Location الاجتماع للوصول بسهولة

هذا سيسهل جدًا على الجميع الوصول لمكان الاجتماع أو الحدث بدقة وسهولة من أي مكان، كما يوفر عليك شرح كيفية الوصول للمكان، والوقت اللازم للوصول اليه الخ

كيفية اضافة Location

يمكن أن تصبح الخدمات اللوجستية للاجتماع غامضة بدون عنوان أو قاعة مؤتمرات محددة. لحسن الحظ، يحتوي تقويم Google على ميزة ستصلح كل ذلك. فبإمكانك إرسال دعوة تقويم إلى صديق بعنوان محدد في المربع “إضافة مكان/ Add location“. موجود على خرائط Google، لذلك من السهل للغاية معرفة مكان اجتماعك وكيفية الوصول إليه.

إن أفادك هذا المقال، ربما يفيدك أيضا

استخدام الشبكات الاجتماعية في خدمتك من هنا

٨. استخدام تنبيهات سطح المكتب.

حتى لا تنسى احد مواعيدك اثناء انشغالك بعملك، هناك إعداد في تقويم Google يمكنك استخدامه لجعل الإشعارات تظهرلك قبل الميعاد المحدد بـ 10 دقائق لتنبيهاك بوجود حدث قريب وهذا الإعداد يُسمى: “إعلامات سطح المكتب/desktop notifications“.  ستشاهد مربعًا صغيرا ينزلق من أحد اركان شاشة الكمبيوتر، مع عرض اسم الحدث الذي سوف يحدث بعد 10 دقائق.

كيفية استخدام تنبيهات سطح المكتب

لتمكين “إعلامات سطح المكتب/Desktop notifications“ في تقويم Google، انقر فوق إعداداتك باستخدام أيقونة الترس في الزاوية العلوية اليمنى في عرض التقويم الخاص بك مرر لأسفل إلى “إعدادات الأحداث/Event settings” وانقر على مربع “الإشعارات/Notifications“، كما هو موضح أدناه.

بشكل افتراضي، قد يتم تعيين الإشعارات على أنها “تنبيهات/Notifications“، مما يتسبب في ظهور تنبيه لكل حدث لمدة 10 دقائق على شاشة الكمبيوتر، بدلاً من ذلك حدد “إشعارات سطح المكتب/Desktop notifications“، بمجرد الضغط عليها سوف ينقلك مباشرة الى تفاصيل هذا الحدث.

٩. تغيير مواعيد التنبيهات قبل الحدث.

في الميزة السابقة، تعلمت كيفية إظهار التنبيهات/الإشعارات التي تتلقاها قبل الاجتماع. ولكن هل تعلم أيضًا أنه يمكنك تغيير عدد الدقائق قبل الحدث الذي تريد إعلامك به؟

كيفية تغيير مواعيد التنبيهات

بشكل افتراضي، سيصلك تنبيه من Google قبل 10 دقائق من وقت بدء الحدث. ولتغيير وقت التنبيه هذا لحدث معين، انقر فوق الحدث نفسه، وحدد رمز القلم الرصاص لتحرير إعدادات الحدث.

في تفاصيل الحدث، ابحث عن رمز “الجرس” أسفل اضافة اجتماعات الفيديو مباشرة، حرك مؤشر الماوس فوق المربع المدرج في القائمة “1” وقم بالتبديل لأعلى ولأسفل باستخدام مفاتيح الأسهم الصغيرة التي تظهر على اليمين لتغيير المدة التي تريد إعلامك بها مسبقًا. كما ترى أدناه، يمكنك إخبار Google بإعلامك بالدقائق او الساعات أو الأيام أو الأسابيع مقدمًا أيضًا.

١٠. تتبع مواعيد الأعياد والتقويمات التي تهمك.

أثناء تحديد مواعيد الأحداث، قد نحتاج لتتبع أيام العطلات الرسمية والاعياد، أو حتى جدول المباريات لفريقك الرياضي المفضل. جوجل أيضًا تعرف هذا، لذلك ستجد الكثير من هذه التقاويم الجاهزة للتصفح على الشريط الجانبي الأيسر لتقويم Google.

كيفية تتبع الأحداث والمواعيد العامة.

لتصفح التقويمات الممتعة وإضافتها، انقر فوق علامة الجمع (+) بجانب “إضافة تقويم آخر” ثم اختر “استعراض التقاويم المثيرة للاهتمام”. اختر التقاويم التي ترغب في الاشتراك فيها.

١١. التبديل بين طرق العرض الأنسب لاحتياجاتك.

عندما تقوم بإعداد التقويم الخاص بك لأول مرة، سيكون لديك عدة خيارات لعرضه على أنه أسبوع، أو شهر، أو الأيام الأربعة التالية، أو جدول أعمال. أن خيار “4 أيام”هو الاختيار الافتراضي ولكن يمكنك تبديل ذلك بوضع مدة مختلف في خيارات “طريقة العرض المخصصة/Custom view”.

كيفية التبديل بين طرق العرض

لضبط عدد الأيام التي تراها في عرض التقويم الخاص بك، انقر فوق الإعدادات الخاصة بك باستخدام رمز الترس في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة. ثم “خيارات العرض /View options”. انقر فوق “تعيين طريقة عرض مخصصة/Set custom view” وحدد عدد الأيام التي تريد أن تراها في وقت واحد من خلال التقويم الخاص بك، كما هو موضح أدناه.

يمكنك أيضًا إجراء تعديلات أسرع وأكثر عمومية على واجهة المستخدم الخاصة بك مباشرةً من عرض التقويم الخاص بك. بجوار رمز الترس في الإعدادات، سترى مربعًا، افتراضيًا، قد يقول “Month“. انقر فوقه للكشف عن قائمة منسدلة حيث يمكنك تخصيص طريقة العرض الخاصة بك بشكل أكبر، كما هو موضح أدناه.

١٢. تمكين التوقيت العالمي.

هل تعمل مع زملاء  يعيشون في دول مختلفة؟ لحسن الحظ، يمكنك من خلال تمكين “الساعة العالمية/world clock” في إعدادات تقويم Google ايجاد الوقت المناسب لكم جميعا.

كيفية تمكين الوقت العالمي

للتحقق بسرعة من مناطق زمنية متعددة عند ترتيب الاجتماعات، انقر أيقونة الترس في الزاوية العلوية اليمنى من عرض التقويم الخاص بك. هذه هي الإعدادات الخاصة بك. بعد ذلك، انتقل إلى قسم “الساعة العالمية/world clock”، حدد المربع الأزرق الأول، وحدد المناطق الزمنية التي تريد رؤيتها من عرض التقويم الخاص بك.

بمجرد اختيار المناطق الزمنية التي تريدها، ارجع إلى عرض التقويم الخاص بك وسترى ما يلي على الشريط الجانبي الأيسر لتقويم Google.

١٣. استخدام اختصارات لوحة المفاتيح.

هل تبحث لتبسيط جهود تقويم Google فعلاً؟ يحتوي تقويم Google على الكثير من اختصارات لوحة المفاتيح للاستخدام ، مثل:

t = الذهاب الى تاريخ اليوم
c = إنشاء حدث
q = إضافة حدث سريع اليوم

يمكنك التحقق من القائمة الكاملة للاختصارات من هنا.

١٤. إخفاء تفاصيل حدث معين.

في بعض الأحيان، تكون بعض الاجتماعات حساسة بطبيعتها. .ولضمان حصولك على الخصوصية التي تحتاجها قم بتعيين الحدث الخاص بك كحدث “خاص/Private“. هذا يجعل جدولك الأسبوعي وتفاصيل الحدث غير مرئي سواء اسم الاجتماع، الحضور، المرفقات، وما إلى ذلك. بخلاف الإعدادات الافتراضية. (نتناول في بعض تديباتنا مسألة الخصوصية والامان للخدمة على الانترنت، اسأل عن التدريبات القادمة)

كيفية اخفاء تفاصيل حدث معين

لجعل تفاصيل أحداث معينة في التقويم الخاص بك “خاص/Private“، انقر فوق الحدث من عرض التقويم الخاص بك وحدد رمز القلم الرصاص لتحرير تفاصيل الحدث. في النافذة التي تظهر، ابحث عن رمز حقيبة الملفات أعلى حقل وصف الحدث مباشرةً.

مع تعيين الحقل الأول على “مشغول/Busy“، انقر فوق الحقل الثاني وحدد “خاص/Private” من القائمة المنسدلة، كما هو موضح أدناه. اضغط على الزر “حفظ” الأزرق أعلى الشاشة وستكون جاهزًا.

إن أفادك هذا المقال، ربما يفيدك أيضا

استخدام الشبكات الاجتماعية في خدمتك من هنا

تم تعريب المقال بتصرف واسع من موقع blog.hubspot.com